一、使用電子郵件軟件

　　發(fā)送郵件常見的有兩種方式：第一種是登錄電子郵箱的網(wǎng)頁界面，在電子郵箱的網(wǎng)頁界面管理和收發(fā)郵件；第二種方式是用軟件來管理和收發(fā)電子郵件。常用的郵件軟件有Foxmail、Outlook等。筆者建議有條件的用戶（比如擁有自己的電腦）用軟件來管理和收發(fā)郵件，一來所收發(fā)的郵件都保存在你自己的電腦上，管理、備份都比較方便；二來可以在Foxmail、Outlook等軟件上做一些個性化的設(shè)置，如落款、格式、發(fā)件人地址、回復(fù)地址等。

　　二、電子郵件地址的有效性以及電子郵件服務(wù)器的穩(wěn)定性

　　有些人在發(fā)出電子郵件后，往往等不到別人的回復(fù)。問題出在哪里？其實問題不是別人沒有回復(fù)，而是別人回復(fù)了，你卻收不到！

　　這種現(xiàn)象大致有如下的原因：

　　1） 電子郵件地址無效：發(fā)送電子郵件時，在郵件的“發(fā)送人地址”欄和“回復(fù)地址”欄填寫郵件地址時出現(xiàn)了錯誤。如果您是用軟件來管理和收發(fā)郵件的，最好仔細(xì)檢查一下軟件上的“發(fā)送人地址”和“回復(fù)地址”是否出錯。如果有可能的話，在“回復(fù)地址”中填寫兩個電子郵件地址，以備一個地址出問題時另一個可以收到。

　　2） 電子郵件的服務(wù)器不穩(wěn)定：要避免這個問題，就需要選擇質(zhì)量比較好的郵件服務(wù)器。在有條件的事后，盡量不要用免費的郵件服務(wù)器，可以使用一些VIP郵件服務(wù)器，甚至到知名度比較高的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)公司去租用自己的郵件服務(wù)器（如果自己有域名的話）。

　　三、郵件內(nèi)容的編碼

　　有些人收到了別人的郵件，但完全看不懂其中的意思，看到的是一團(tuán)亂碼。這是由于郵件的格式以及編碼的方式不正確。郵件的格式有文本格式和超文本格式，而郵件的編碼方式有ANSI格式、GBK格式、BIG5格式、UTF-8格式、Western格式、ISO等格式。對于其他國家的文字，都有一些專用的格式。如果編碼識別錯誤，文字將不能正確顯示，而出現(xiàn)一團(tuán)亂碼。

　　適用于簡體漢字顯示的編碼有ANSI、GBK和UTF-8等編碼方式。實際上，UTF-8囊括了現(xiàn)有的所有的編碼方式，因而適用于所有的文字的顯示。因而無論你的電子郵件是純文本格式的還是超文本格式的，建議都采用UTF-8的編碼方式。

　　采用某種編碼方式之后，最好以某種方式來聲明你的郵件的編碼方式。盡管大多數(shù)軟件有自動識別編碼方式的功能，在郵件沒有聲明編碼方式的時候可以自動檢測和識別編碼的方式，但自動識別總不是那么靈驗的，時常有識別錯的時候。一旦識別錯誤，你給人家的郵件就顯示出亂碼了。如果對方不知道怎么來檢測你的郵件的編碼，你的郵件就白白發(fā)送了。

　　純文本格式和超文本格式的編碼的聲明方式是不一樣的。在不同的軟件中，設(shè)置編碼的方法也不一樣的。至于怎么設(shè)置，最好自己在相應(yīng)的軟件的幫助文件中去尋找。

　　四、電子郵件的標(biāo)題和落款

　　在郵件的標(biāo)題中，要盡量簡單明確地表達(dá)發(fā)送這個郵件的目的，讓接受郵件的人能夠一目了然。現(xiàn)在，每個人每天都要收到數(shù)十份甚至數(shù)百份電子郵件。如果您的郵件的標(biāo)題能夠簡明扼要地表達(dá)您的郵件的內(nèi)容和目的，收件人就可以迅速決定取舍了。

　　在電子郵件中，適當(dāng)?shù)淖晕医榻B也是相當(dāng)重要的。最簡單的自我介紹的方法就是在郵件的抬頭或落款位置標(biāo)明自己的公司名稱、聯(lián)系方式和自己的稱呼。筆者時常收到一些莫名其妙的郵件，內(nèi)容非常簡單，就幾個字“請報價”，不知道這個郵件是什么人從哪里發(fā)過來的，這個人的郵件地址在我的客戶群中也查不到。這種郵件顯示了發(fā)送人非常粗俗無禮，我通常是直接刪掉的。

　　如果您是用軟件來收發(fā)和管理郵件的，則可以在軟件中通過設(shè)置模板來設(shè)置落款的內(nèi)容，這樣在每次發(fā)送郵件或回復(fù)郵件的時候就可以自動將落款的內(nèi)容添加上去，避免令人反感的無禮郵件的出現(xiàn)了。

　　另外，在回復(fù)別人的郵件的時候，要盡量將別人郵件的原文附在后面。現(xiàn)在的社會是一個信息化的社會。每個人每天所發(fā)送的郵件或許非常多。如果你不把對方的原文附在后面，收件人還要翻看他原來發(fā)給你的郵件，增加了他的工作量和時間的開銷，也降低了成交的機(jī)會。

　　五、圖像文件的格式選擇和優(yōu)化

　　同樣點數(shù)的圖片，有的人可以把它處理的比較小，卻不影響圖像顯示的效果；而有些人卻處理得非常大，顯示效果并沒有提高到哪里去，卻要花費數(shù)十倍的時間來傳送、花費數(shù)十倍的空間來存儲。這是圖像文件的格式問題。

　　在存儲和發(fā)送圖像時，要對圖像文件進(jìn)行優(yōu)化。簡單地說，如果是顏色比較復(fù)雜的照片，宜以JPG的格式進(jìn)行存儲，JPG的質(zhì)量指數(shù)應(yīng)當(dāng)控制在80左右。如果是顏色比較單調(diào)的圖像，如動畫、**，宜以GIF格式來存儲。絕對不能用BMP這種毫無壓縮的格式來存儲。

　　如果圖片在以實際大小顯示的時候比較模糊，則說明圖片沒有必要放這么大，可以縮小圖片的尺寸來減少圖片所占用的空間。比如，一個16001200的圖片縮小到800600之后，理論上來講，其所占用的空間將僅為原來的1/4.

　　圖像格式的選擇和優(yōu)化的問題稍微專業(yè)一些。各位看官有時間的話可以多多增加這方面的知識。

　　QQ、MSN等即時通訊工具目前已經(jīng)獲得了相當(dāng)?shù)氖褂谩２簧偃藶榱藰?biāo)新立異，為自己取了個很酷的網(wǎng)名。

　　但是，如果你是要通過QQ、MSN等來做生意的話，千萬要記住一點，商務(wù)場所不是耍酷的地方。你的網(wǎng)名或許很酷，但卻要你的客戶花費好幾倍的時間和精力來記住你的網(wǎng)名。或許你的幾個很有潛力的客戶就因為記不住你的網(wǎng)名，而在QQ、MSN上對你熟視無睹，把訂單下給了你的競爭對手了。這或許就是耍酷的代價！

　　因此，在電子商務(wù)場所，要踏踏實實，不要耍酷。踏踏實實都寫上你的本名、公司名稱、還有你所從事的業(yè)務(wù)的簡要內(nèi)容。