本文目錄
- 外貿(mào)單證流程
- 外貿(mào)報關(guān)詳細(xì)流程(含各單據(jù)的使用)
- 春節(jié),要給外貿(mào)用戶寫通知郵件嗎
外貿(mào)單證流程
1．客戶詢盤：一般在客戶下perchase Order之前，都會有相關(guān)的Order Inquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細(xì)節(jié)上的了解。
2．報價：業(yè)務(wù)部及時回復(fù)客人查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，peroforma Invoice給客戶做正式報價。
3．得到訂單：經(jīng)過洽談，收到客戶正式的訂單perchase Order。
4．下生產(chǎn)訂單：得到客人的訂單確認(rèn)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。
5．業(yè)務(wù)審批：業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批才行。合同審批之后，制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
6．下達生產(chǎn)通知：業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足下列情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：
6.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客人改證。
6.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。
6.3：如果是放帳客戶，或通過銀行D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認(rèn)。
7．驗貨：
7.1：在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
7.2：如果客人要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
7.3：如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
8．制備基本文件:工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。
9．商檢：如果是國家法定商檢產(chǎn)品，在給工廠下訂單時要說明商檢要求，并提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要告訴工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
10．租船訂倉：
10.1．如果跟客人簽定的合同是 FOB CHINA條款，通常客人會指定運輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，Q確認(rèn)工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（ING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
10.2．如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客人。如客人不同意時要另選客人認(rèn)可的船公司。開船前兩周書面定倉，程序同上。
10.3．如果貨物不夠一個小柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求，等內(nèi)容。
10.4．向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。
11．安排拖柜：
11.1．貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準(zhǔn)時。要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認(rèn)書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等
11.2．傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
11.3．要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
12．委托報關(guān)：在拖柜同時將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托出口報關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
13．獲得運輸文件：
13.1．最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按找L/C或客人的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
13.2．督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細(xì)核對樣本無誤后，向船公司書面確認(rèn)提單內(nèi)容。如果提單需客人確認(rèn)的，要先傳真提單樣板給客人，得到確認(rèn)后再要求船公司出正本。
13.3．及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。
14．準(zhǔn)備其他文件：
14.1．商業(yè)發(fā)票：L/C要求提供的文件中，對商業(yè)發(fā)票要求最嚴(yán)格。發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認(rèn)證，一般要提前20天辦理。
14.2．FORMA原產(chǎn)地證書：FORM A原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。需注意的是運輸日期要在L/C的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。
14.3．一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理，要求低一些。可在發(fā)貨之后不太長的時間內(nèi)補辦。如果原產(chǎn)地證書要辦理大使館加簽，也和發(fā)票一樣要提前20天辦理。
14.4．裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細(xì)節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時L/C要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，注意按客人要求的時間內(nèi)辦理。
14.5．裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標(biāo)明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。
15．交單：
15.1．采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴(yán)格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
15.2．采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認(rèn)受到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
15.3．如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。
16．業(yè)務(wù)登記：每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。
17．文件存檔：所有的文件、L/C和議付文件必須留存一整套以備查用。
18．單證員平時應(yīng)注意收集運價變動，船期，航線等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。
外貿(mào)報關(guān)詳細(xì)流程(含各單據(jù)的使用)
報關(guān)流程
1、國內(nèi)客戶與外商簽訂出口合同，確定由國內(nèi)出口貨物到國外。（此時國內(nèi)出口商應(yīng)當(dāng)知道出口此類商品需要何種相應(yīng)需要的出口監(jiān)管證件，如出口許可證、商檢、配額證、機電證等）
2、國內(nèi)出口商聯(lián)系運輸公司（或者在FOB條款下由國外客戶聯(lián)系運輸公司），通常出口商會通過貨代（或者直接與船公司聯(lián)系）作一站式服務(wù)（從產(chǎn)地一直到船邊的所有運輸過程）
3、貨代根據(jù)出口商的要求（貨物目的國家、貨物重量、體積等），負(fù)責(zé)安排拖車、訂艙、報關(guān)、裝船的手續(xù)
4、當(dāng)貨物在安排拖車運輸前（或者運輸同時），出口商需要提供出口報關(guān)所必需的報關(guān)資料（外匯核銷單、出口合同、發(fā)票、裝箱單、報關(guān)委托書、以及根據(jù)貨物所受國家海關(guān)監(jiān)管出口需要的證書：如許可證等）
也有些沒有進出口權(quán)利的出口商可以通過貿(mào)易公司代理出口，由他們提供上述文件及辦理后續(xù)結(jié)匯收款及退稅的手續(xù)，甚至有些出口商可以不需要退稅，直接買份出口核銷單及報關(guān)資料報關(guān)出口，自己解決收款問題。報關(guān)資料當(dāng)中的外匯核銷單于2012年8月1日起取消
5、當(dāng)貨物經(jīng)拖車運到指定出口口岸（根據(jù)訂艙時的船公司及船名決定了出口口岸），貨柜進入碼頭堆場閘口時，開始受到口岸海關(guān)的正式監(jiān)管，此時貨柜無論出入碼頭堆場都必須經(jīng)過海關(guān)同意才能繼續(xù)運作
貨柜回堆場后發(fā)現(xiàn)貨物短裝、質(zhì)量有問題等，需要重新將貨柜提出碼頭，就必須向海關(guān)申請監(jiān)管出閘手續(xù)，在海關(guān)查核實際情況與匯報相符的情況下監(jiān)管貨柜離開碼頭堆場
6、當(dāng)貨柜進入碼頭堆場后，碼頭電腦會紀(jì)錄此貨柜的進場時間、柜號、封條號、堆場位置等信息，并通過與海關(guān)電腦聯(lián)網(wǎng)受到海關(guān)電腦的監(jiān)控
此時才可以正式向海關(guān)申報出口，首先由報關(guān)公司通過聯(lián)網(wǎng)電腦向船代根據(jù)客戶提供資料輸入要報關(guān)的船名、航次、柜號、訂艙號、出口單位名稱、收貨人名稱、貨物名稱、件數(shù)、毛重等資料，船代收到資料并審核通過后會自動向海關(guān)電腦傳輸資料
擴展資料：
報關(guān)相關(guān)注意事項
1、首先應(yīng)與港池調(diào)度室取得聯(lián)系安排計劃
2、根據(jù)提箱的多少與堆場聯(lián)系足夠的車輛盡可能按港方要求時間內(nèi)提清，以免產(chǎn)生轉(zhuǎn)棧堆存費
3、提箱過程中應(yīng)與堆場有關(guān)人員共同檢查箱體是否有重大殘破，如有，要求港方在設(shè)備交接單上簽殘
4、重箱由堆場提到場地后，應(yīng)在免費期內(nèi)及時掏箱以免產(chǎn)生滯箱
5、貨物提清后，從場站取回設(shè)備交接單證明箱體無殘損，去船公司或代理部門取回押箱費
春節(jié),要給外貿(mào)用戶寫通知郵件嗎
春節(jié)之前就要跟客戶發(fā)郵件做好放假安排的告知等事宜
告知客戶放假時間
告知客戶放假時間是第一件必須要做的事，目的是方便彼此安排工作。需要通知的具體內(nèi)容有：
1、我們辦公室業(yè)務(wù)員放假的時間（從哪天到哪天）；
2、工廠放假的時間（從哪天到哪天）；3、工廠恢復(fù)生產(chǎn)和出貨的時間分別是哪天（具體一點來分，生產(chǎn)和出貨有所不同，有些是有庫存直接出貨的，有些是需要生產(chǎn)的，如果需要生產(chǎn)的話，工人年后生產(chǎn)速度是比較緩慢的，所以要適當(dāng)放長時間，以免到時候因為交期產(chǎn)生麻煩）。
請給你們聯(lián)系列表里的所有客戶都發(fā)送放假通知。如果是正在合作的客戶，和潛在的重要客戶要一對一發(fā)送。其他客戶，可以群發(fā)。
簡單的放假通知郵件模板如下：Dear xxx
Have a good day.
Chinese New Year(our Spring Festival) is coming soon, kindly let you know that we will take our holiday on 17th Jan. and will come back to work on 1th Feb..However, I will check my email every day and you can call me when you urgent, I will go back to you asap.Thank you!
Wish you have a nice 2020.
Best regards,
xxx
2
告知客戶訂單進度
放假之前，我們要了解我們手上訂單的當(dāng)前進度，然后告知客戶。根據(jù)客戶溝通或合作的進度不同，分為以下幾種情況。
出貨在路上的：我們要預(yù)計一個到貨時間，放假之前告知客戶，你的貨大約什么時間到港，而那個時候我應(yīng)該還在假期中，請客戶那邊跟緊進度，任何需要提前準(zhǔn)備的也請客戶告知。
正要出貨的：因為臨近放假，貨代公司，船公司或者快遞公司可能都會放假，我們要知道客戶的訂單是否能安排節(jié)前發(fā)出，如果不能也要及時告訴客戶，年后什么時候發(fā)貨。
正在生產(chǎn)的：已經(jīng)安排在產(chǎn)線的訂單，要告知客戶放假之前的訂單生產(chǎn)進度，然后放假回來之后，會在什么時間完成生產(chǎn)。
已收款但未開始生產(chǎn)的：告知客戶即將放假，然后訂單已經(jīng)安排下去，年后工廠將按照下單的先后開始生產(chǎn)，然后預(yù)計您的訂單是從2月10號開始生產(chǎn)。
正在談但未付款的：可以借放假的理由催促客戶付款，年前付款和年后付款差別大，年前付款的年后工廠一開工就會投入生產(chǎn)，而年后才付款的，要等到工廠完成年前付款的訂單，才能安排上。所以就可以用這個理由來促進付款。
并且，不管客戶在哪個進度，我們都要告知客戶：Whenever you need my help, please feel free to contact me.無論什么時候你需要幫助，請聯(lián)系我。
還要注意的是，一定要確保客戶是已經(jīng)收到并且知曉通知的。所以我們?nèi)绻窃诩磿r聊天工具上發(fā)送的，要看到“對方已讀”。如果是發(fā)郵件通知的，還要加一句“if you recveie my email, please reply me and let us know you got it, thank you.”
沒看到對方已讀，或者沒收到 reply郵件，都要再次給客戶發(fā)送，直到客戶看到或有回應(yīng)，有時還需要電話通知。
因為通知不到位的結(jié)果就是可能你在回家的車上突然會接到客戶的電話問為什么我的貨還沒有發(fā)？你說你們放假了，客戶可能會大發(fā)雷霆，你們放假也不告訴我？耽誤我的銷售，I am so angry!本想著開開心心回家，結(jié)果郁悶一路……
所以千萬記得要通知到位。
3
其他要做的事
1、在公司官網(wǎng)或者阿里國際站也發(fā)布放假信息；2、在即時聊天工具的備注中說明放假信息；3、在社交網(wǎng)站上發(fā)布放假信息的動態(tài)；4、在郵件或者聊天工具設(shè)置自動回復(fù)；
4、拷貝客戶跟進所需要的資料和單據(jù)帶回去；5、從今天開始到假期結(jié)束每天查看郵箱和進度。
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