一、如何減少負(fù)庫存，按照負(fù)庫存產(chǎn)生的原因來分析
1、出入庫單據(jù)差錯
1）收貨差錯（數(shù)量錯、晚入庫）
首先需要保證入庫單據(jù)輸入的即時性，這必須要在管理上限定，例如在收貨點(diǎn)設(shè)立收貨電腦，必須先錄入收貨單據(jù)，然后憑借打印出的收貨單據(jù)來作為供應(yīng)商結(jié)算憑證，這就可以保證了錄入的即時性，至于錄入錯誤，如果數(shù)量錄入錯了的話，則打印出的收貨單據(jù)總金額會和供應(yīng)商送貨憑證不符，立刻就可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)然，也可以將供應(yīng)商送貨憑證上總金額錄入，與計算出的作對比，然后自動提示。
2）退廠、調(diào)撥、配送、領(lǐng)用、損益等其他庫存操作類單據(jù)數(shù)量出錯（出庫數(shù)量輸入多了或入庫數(shù)量輸入少了）
對于這一類的操作，如果是連鎖體系內(nèi)部的配送、調(diào)撥等因?yàn)橛惺肇浄降尿?yàn)貨過程，所以錯誤都可以即時發(fā)現(xiàn)；而對于和供應(yīng)商、批發(fā)商之間的退廠、批發(fā)等操作，則因?yàn)橐蛴螕?jù)作結(jié)算憑證，所以也能發(fā)現(xiàn)；對于損益等操作則應(yīng)根據(jù)損益金額來確定審核權(quán)限，例如超過300元的必須由部門經(jīng)理審核，這樣就可以嚴(yán)格報損機(jī)制，盡量減少錯誤。
2、盤點(diǎn)差錯：盤點(diǎn)的差錯體現(xiàn)在幾個環(huán)節(jié)，我們以抄表盤為例。
0）盤點(diǎn)前首先要注意商品歸位問題,需要將賣場內(nèi)散放、堆頭、花車內(nèi)的商品先歸位到原位，或在商品主區(qū)域下貼上堆頭的位置，避免漏盤等現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，對于系統(tǒng)要支持對于已售未提、自動累加等功能的支持。
1）首先是空白盤點(diǎn)表抄錯，對于這個環(huán)節(jié)，如果有商品定位管理，則可以分貨架按從上到下，從左到右的順序打印出來，如果沒有定位管理，則可以考慮采購1－2臺盤點(diǎn)機(jī)，然后在盤點(diǎn)前按照貨架順序從上到下，從左到右將商品掃描進(jìn)去，再按此順序打印出空白盤點(diǎn)表來，這樣就可以避免抄空白盤點(diǎn)表的錯誤。這就要求系統(tǒng)能夠分貨架導(dǎo)入盤點(diǎn)機(jī)的掃描定位表，后面還要用于盤點(diǎn)表錄入的時候。
2）漏盤、錯盤：因?yàn)榍懊嬉炎隽松唐窔w位，并按照商品的定位順序打印出了空白盤點(diǎn)表，所以漏盤和錯盤的現(xiàn)象可以大大減少。
3）條碼錄入錯、漏錄：因?yàn)榍懊嬲f了，空白盤點(diǎn)表已經(jīng)按照實(shí)現(xiàn)掃描定位好的順序打印出來了，所以輸入的時候先輸入貨架號，然后顯示當(dāng)初打印的順序，最后直接錄入數(shù)量即可，不存在錯碼和漏錄的問題。當(dāng)然，為了防止對錯行，要求每錄入5－7行用目光核對一次。
4）數(shù)量錄入錯誤：可設(shè)定一個統(tǒng)計員，對每張盤點(diǎn)表上的商品數(shù)量，在最下面人工統(tǒng)計出一個合計數(shù)，然后盤點(diǎn)表錄入的時候底下顯示合計數(shù)，錄完一頁就檢查一下是否正確，當(dāng)然，盤點(diǎn)表要支持分頁顯示和錄入。
5）盤點(diǎn)數(shù)量錯誤：設(shè)定商品的復(fù)盤警戒限，當(dāng)最后調(diào)整的時候，如果報損數(shù)超過復(fù)盤警戒，則以紅色顯示，并集中打印出來作復(fù)盤單，對這些商品進(jìn)行復(fù)盤。對于升益的商品，則一定要進(jìn)行復(fù)盤。
6）前面的兄弟說的對，高頻率、小區(qū)域的部分盤點(diǎn)方法是減少盤點(diǎn)錯誤的最好方法，大規(guī)模的盤點(diǎn)是很容易造成工作失誤的，不說別的，光是商品歸位和點(diǎn)數(shù)就已經(jīng)夠吐血的了。
3、銷售錯品、商品丟失：除了加強(qiáng)收銀員培訓(xùn)和保安防損以外沒有別的方法，當(dāng)然，對于貴重商品應(yīng)建立抽盤制度，特別是小 便利店 ，這樣可以即時發(fā)現(xiàn)這些問題。
4、保質(zhì)到期：保質(zhì)到期需要進(jìn)行報損或退貨，不過如果軟件支持按保質(zhì)期最近先出的庫存管理方式（和核算方式是先進(jìn)先出還是移動平均沒有關(guān)系）和理貨員每日按保質(zhì)期整理商品的管理制度，則可以較為有效的控制商品到期的問題。
5、生鮮加工和損耗：這是一個大問題，我們來按業(yè)界的幾種處理模式來分析一下，當(dāng)然，只討論自營生鮮，聯(lián)營金額管理就不說了。
1）二次加工處理法：就是使用商品加工單來錄入原材料品種和數(shù)量以及最后的成品品種和數(shù)量，對原材料記錄成本加工移轉(zhuǎn)出庫，對成品記錄加工成本入庫，保證成本的平衡。當(dāng)然，可以對成品預(yù)先定義配方表，然后自動預(yù)估出消耗的原材料，并通過原材料盤點(diǎn)來產(chǎn)生加工損耗成本。這方法多用于超大型的超市和配送加工中心，管理成本要求較高。
2）盤點(diǎn)倒推法：就是不作商品加工單，成品銷售時也不扣減庫存，而是實(shí)行每日盤點(diǎn)制度，盤點(diǎn)時根據(jù)原材料消耗（就是盤點(diǎn)差異）和剩余成品數(shù)、已銷成品數(shù)來自動生成一張成品加工單，作加工成本移轉(zhuǎn)，然后再處理成品銷售成本。當(dāng)一種原料用于多種成品時需要進(jìn)行加權(quán)平均分?jǐn)偂?
3）實(shí)時成本移轉(zhuǎn)：制訂商品配方表，銷售時根據(jù)配方表直接扣減原料成本，產(chǎn)生預(yù)估銷售成本，等定期盤點(diǎn)的時候?qū)︻A(yù)估成本和實(shí)盤成本的差額作損耗處理。這種方法對配方表的合理性要求較高，否則容易產(chǎn)生負(fù)庫存。其實(shí)這種方法多用于處理捆綁商品和包裝商品，象前面有位兄弟說的他們負(fù)庫的產(chǎn)生是門店沒有即時作包裝分拆單，其實(shí)那是完全沒有必要的，在零售的時候，如果一種條碼對應(yīng)多種包裝，則應(yīng)當(dāng)作一碼多品處理，應(yīng)彈出選擇，如果大包裝碼和小分拆開的小包裝碼不同那就應(yīng)直接用包裝碼銷售，銷售的時候按包裝內(nèi)容來直接扣減最小單位庫存。當(dāng)然捆綁商品也是一樣，只不過是按捆綁配方表來扣減被捆綁商品庫存而已。
4）零庫存法：一種盤點(diǎn)倒推法的簡化方法，就是每日不盤點(diǎn)商品庫存，而是假設(shè)商品盤點(diǎn)庫存＝0，則一次性將庫存成本全部結(jié)轉(zhuǎn)為銷售成本，當(dāng)然剩余的幾天如果沒有進(jìn)貨只有銷售的話，這幾天的銷售成本都是0，因?yàn)橐呀?jīng)在第一天都結(jié)轉(zhuǎn)過去了，這種方法其實(shí)對于日配生鮮來說是完全可行的，因?yàn)榭偭渴瞧胶獾模褪菍τ趲滋爝M(jìn)一次貨的商品來說其實(shí)也是可行的，雖然銷售成本和毛利分配按日來看不大均勻，但按月來看則是完全均衡的。這適用于管理的簡化。當(dāng)然，一種優(yōu)化的處理方法是日均分?jǐn)偡ǎ褪侵付ㄔ撋唐返倪M(jìn)貨周期，例如3天，則每日分?jǐn)偝杀镜?/3，這樣就會分?jǐn)偟妮^為均衡，當(dāng)然對軟件要求就更高了。
5）對于豬的加工其實(shí)也很好理解，準(zhǔn)確的說其本質(zhì)就是多種成品（豬蹄、豬肉等）共用一種原材料（生豬），如果你們是配送中心加工則用第一種二次加工法，如果是賣場內(nèi)現(xiàn)賣現(xiàn)砍，那后面的三種方法都可以，只不過對于該原材料（生豬）成本在各成品中的分配要按成品的售價金額作加權(quán)平均分配而已。至于小刺猬的魚丸，如果你們原來是盤點(diǎn)報損的話，那用盤點(diǎn)倒推法就可以了，不要對原料損耗作報損，而是應(yīng)記錄為加工成本轉(zhuǎn)出，這是不同的財務(wù)科目，而且會影響基于損耗率的考核。
6）綜上所屬，根據(jù)不同的應(yīng)用情況和管理水平可選擇不同的方法來控制生鮮的成本和負(fù)庫存，其實(shí)除了實(shí)時成本移轉(zhuǎn)法會產(chǎn)生生鮮負(fù)庫存外，其他都是根據(jù)實(shí)盤和損耗倒推的，都不會產(chǎn)生負(fù)庫存。其中零成本法是綜合管理成本最低的方法，也比較有效，建議使用。
二、產(chǎn)生負(fù)庫如何處理
1、首先應(yīng)建立每日負(fù)庫處理流程，對于商品設(shè)定負(fù)庫警戒限，對于負(fù)庫超標(biāo)的商品分商品部類打印出來。首先檢查是否有進(jìn)貨單據(jù)沒有錄入，然后檢查退廠、報損等單據(jù)，最好你的系統(tǒng)能支持在雙擊負(fù)庫查詢中某一行的時候顯示出本日（或2日）內(nèi)的庫存出入明細(xì)，這樣方便核對。排除這些情況后則應(yīng)對這些負(fù)庫商品進(jìn)行抽盤，及時調(diào)整。
2、負(fù)庫銷售的成本處理：負(fù)庫銷售時必須要作暫估成本處理，這涉及到兩個因素，就是暫估成本的所屬供應(yīng)商和成本價，對于不同的核算方法可選擇不同的方式，對于平均類算法（日平均、移動平均），多使用當(dāng)前平均成本價，而對于批次核算法（先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、精確批次）則多使用最新進(jìn)價或合同進(jìn)價作為預(yù)估成本價，供應(yīng)商帳號最好是設(shè)立專門的【系統(tǒng)負(fù)庫供應(yīng)商】帳號，這樣一來方便查詢，二來不會導(dǎo)致供應(yīng)商報表上出現(xiàn)出庫>進(jìn)貨的異常情況。在入庫的時候，如果發(fā)現(xiàn)有負(fù)庫存，應(yīng)作負(fù)庫成本沖減更正，就是將原來的負(fù)庫銷售成本更正成新的真正的入庫供應(yīng)商和成本價，當(dāng)然，方法是使用紅沖原業(yè)務(wù)，然后用新成本重新記錄銷售成本來實(shí)現(xiàn)的。（作者：心劍）
1、出入庫單據(jù)差錯
1）收貨差錯（數(shù)量錯、晚入庫）
首先需要保證入庫單據(jù)輸入的即時性，這必須要在管理上限定，例如在收貨點(diǎn)設(shè)立收貨電腦，必須先錄入收貨單據(jù)，然后憑借打印出的收貨單據(jù)來作為供應(yīng)商結(jié)算憑證，這就可以保證了錄入的即時性，至于錄入錯誤，如果數(shù)量錄入錯了的話，則打印出的收貨單據(jù)總金額會和供應(yīng)商送貨憑證不符，立刻就可以發(fā)現(xiàn)，當(dāng)然，也可以將供應(yīng)商送貨憑證上總金額錄入，與計算出的作對比，然后自動提示。
2）退廠、調(diào)撥、配送、領(lǐng)用、損益等其他庫存操作類單據(jù)數(shù)量出錯（出庫數(shù)量輸入多了或入庫數(shù)量輸入少了）
對于這一類的操作，如果是連鎖體系內(nèi)部的配送、調(diào)撥等因?yàn)橛惺肇浄降尿?yàn)貨過程，所以錯誤都可以即時發(fā)現(xiàn)；而對于和供應(yīng)商、批發(fā)商之間的退廠、批發(fā)等操作，則因?yàn)橐蛴螕?jù)作結(jié)算憑證，所以也能發(fā)現(xiàn)；對于損益等操作則應(yīng)根據(jù)損益金額來確定審核權(quán)限，例如超過300元的必須由部門經(jīng)理審核，這樣就可以嚴(yán)格報損機(jī)制，盡量減少錯誤。
2、盤點(diǎn)差錯：盤點(diǎn)的差錯體現(xiàn)在幾個環(huán)節(jié)，我們以抄表盤為例。
0）盤點(diǎn)前首先要注意商品歸位問題,需要將賣場內(nèi)散放、堆頭、花車內(nèi)的商品先歸位到原位，或在商品主區(qū)域下貼上堆頭的位置，避免漏盤等現(xiàn)象的發(fā)生。當(dāng)然，對于系統(tǒng)要支持對于已售未提、自動累加等功能的支持。
1）首先是空白盤點(diǎn)表抄錯，對于這個環(huán)節(jié)，如果有商品定位管理，則可以分貨架按從上到下，從左到右的順序打印出來，如果沒有定位管理，則可以考慮采購1－2臺盤點(diǎn)機(jī)，然后在盤點(diǎn)前按照貨架順序從上到下，從左到右將商品掃描進(jìn)去，再按此順序打印出空白盤點(diǎn)表來，這樣就可以避免抄空白盤點(diǎn)表的錯誤。這就要求系統(tǒng)能夠分貨架導(dǎo)入盤點(diǎn)機(jī)的掃描定位表，后面還要用于盤點(diǎn)表錄入的時候。
2）漏盤、錯盤：因?yàn)榍懊嬉炎隽松唐窔w位，并按照商品的定位順序打印出了空白盤點(diǎn)表，所以漏盤和錯盤的現(xiàn)象可以大大減少。
3）條碼錄入錯、漏錄：因?yàn)榍懊嬲f了，空白盤點(diǎn)表已經(jīng)按照實(shí)現(xiàn)掃描定位好的順序打印出來了，所以輸入的時候先輸入貨架號，然后顯示當(dāng)初打印的順序，最后直接錄入數(shù)量即可，不存在錯碼和漏錄的問題。當(dāng)然，為了防止對錯行，要求每錄入5－7行用目光核對一次。
4）數(shù)量錄入錯誤：可設(shè)定一個統(tǒng)計員，對每張盤點(diǎn)表上的商品數(shù)量，在最下面人工統(tǒng)計出一個合計數(shù)，然后盤點(diǎn)表錄入的時候底下顯示合計數(shù)，錄完一頁就檢查一下是否正確，當(dāng)然，盤點(diǎn)表要支持分頁顯示和錄入。
5）盤點(diǎn)數(shù)量錯誤：設(shè)定商品的復(fù)盤警戒限，當(dāng)最后調(diào)整的時候，如果報損數(shù)超過復(fù)盤警戒，則以紅色顯示，并集中打印出來作復(fù)盤單，對這些商品進(jìn)行復(fù)盤。對于升益的商品，則一定要進(jìn)行復(fù)盤。
6）前面的兄弟說的對，高頻率、小區(qū)域的部分盤點(diǎn)方法是減少盤點(diǎn)錯誤的最好方法，大規(guī)模的盤點(diǎn)是很容易造成工作失誤的，不說別的，光是商品歸位和點(diǎn)數(shù)就已經(jīng)夠吐血的了。
3、銷售錯品、商品丟失：除了加強(qiáng)收銀員培訓(xùn)和保安防損以外沒有別的方法，當(dāng)然，對于貴重商品應(yīng)建立抽盤制度，特別是小 便利店 ，這樣可以即時發(fā)現(xiàn)這些問題。
4、保質(zhì)到期：保質(zhì)到期需要進(jìn)行報損或退貨，不過如果軟件支持按保質(zhì)期最近先出的庫存管理方式（和核算方式是先進(jìn)先出還是移動平均沒有關(guān)系）和理貨員每日按保質(zhì)期整理商品的管理制度，則可以較為有效的控制商品到期的問題。
5、生鮮加工和損耗：這是一個大問題，我們來按業(yè)界的幾種處理模式來分析一下，當(dāng)然，只討論自營生鮮，聯(lián)營金額管理就不說了。
1）二次加工處理法：就是使用商品加工單來錄入原材料品種和數(shù)量以及最后的成品品種和數(shù)量，對原材料記錄成本加工移轉(zhuǎn)出庫，對成品記錄加工成本入庫，保證成本的平衡。當(dāng)然，可以對成品預(yù)先定義配方表，然后自動預(yù)估出消耗的原材料，并通過原材料盤點(diǎn)來產(chǎn)生加工損耗成本。這方法多用于超大型的超市和配送加工中心，管理成本要求較高。
2）盤點(diǎn)倒推法：就是不作商品加工單，成品銷售時也不扣減庫存，而是實(shí)行每日盤點(diǎn)制度，盤點(diǎn)時根據(jù)原材料消耗（就是盤點(diǎn)差異）和剩余成品數(shù)、已銷成品數(shù)來自動生成一張成品加工單，作加工成本移轉(zhuǎn)，然后再處理成品銷售成本。當(dāng)一種原料用于多種成品時需要進(jìn)行加權(quán)平均分?jǐn)偂?
3）實(shí)時成本移轉(zhuǎn)：制訂商品配方表，銷售時根據(jù)配方表直接扣減原料成本，產(chǎn)生預(yù)估銷售成本，等定期盤點(diǎn)的時候?qū)︻A(yù)估成本和實(shí)盤成本的差額作損耗處理。這種方法對配方表的合理性要求較高，否則容易產(chǎn)生負(fù)庫存。其實(shí)這種方法多用于處理捆綁商品和包裝商品，象前面有位兄弟說的他們負(fù)庫的產(chǎn)生是門店沒有即時作包裝分拆單，其實(shí)那是完全沒有必要的，在零售的時候，如果一種條碼對應(yīng)多種包裝，則應(yīng)當(dāng)作一碼多品處理，應(yīng)彈出選擇，如果大包裝碼和小分拆開的小包裝碼不同那就應(yīng)直接用包裝碼銷售，銷售的時候按包裝內(nèi)容來直接扣減最小單位庫存。當(dāng)然捆綁商品也是一樣，只不過是按捆綁配方表來扣減被捆綁商品庫存而已。
4）零庫存法：一種盤點(diǎn)倒推法的簡化方法，就是每日不盤點(diǎn)商品庫存，而是假設(shè)商品盤點(diǎn)庫存＝0，則一次性將庫存成本全部結(jié)轉(zhuǎn)為銷售成本，當(dāng)然剩余的幾天如果沒有進(jìn)貨只有銷售的話，這幾天的銷售成本都是0，因?yàn)橐呀?jīng)在第一天都結(jié)轉(zhuǎn)過去了，這種方法其實(shí)對于日配生鮮來說是完全可行的，因?yàn)榭偭渴瞧胶獾模褪菍τ趲滋爝M(jìn)一次貨的商品來說其實(shí)也是可行的，雖然銷售成本和毛利分配按日來看不大均勻，但按月來看則是完全均衡的。這適用于管理的簡化。當(dāng)然，一種優(yōu)化的處理方法是日均分?jǐn)偡ǎ褪侵付ㄔ撋唐返倪M(jìn)貨周期，例如3天，則每日分?jǐn)偝杀镜?/3，這樣就會分?jǐn)偟妮^為均衡，當(dāng)然對軟件要求就更高了。
5）對于豬的加工其實(shí)也很好理解，準(zhǔn)確的說其本質(zhì)就是多種成品（豬蹄、豬肉等）共用一種原材料（生豬），如果你們是配送中心加工則用第一種二次加工法，如果是賣場內(nèi)現(xiàn)賣現(xiàn)砍，那后面的三種方法都可以，只不過對于該原材料（生豬）成本在各成品中的分配要按成品的售價金額作加權(quán)平均分配而已。至于小刺猬的魚丸，如果你們原來是盤點(diǎn)報損的話，那用盤點(diǎn)倒推法就可以了，不要對原料損耗作報損，而是應(yīng)記錄為加工成本轉(zhuǎn)出，這是不同的財務(wù)科目，而且會影響基于損耗率的考核。
6）綜上所屬，根據(jù)不同的應(yīng)用情況和管理水平可選擇不同的方法來控制生鮮的成本和負(fù)庫存，其實(shí)除了實(shí)時成本移轉(zhuǎn)法會產(chǎn)生生鮮負(fù)庫存外，其他都是根據(jù)實(shí)盤和損耗倒推的，都不會產(chǎn)生負(fù)庫存。其中零成本法是綜合管理成本最低的方法，也比較有效，建議使用。
二、產(chǎn)生負(fù)庫如何處理
1、首先應(yīng)建立每日負(fù)庫處理流程，對于商品設(shè)定負(fù)庫警戒限，對于負(fù)庫超標(biāo)的商品分商品部類打印出來。首先檢查是否有進(jìn)貨單據(jù)沒有錄入，然后檢查退廠、報損等單據(jù)，最好你的系統(tǒng)能支持在雙擊負(fù)庫查詢中某一行的時候顯示出本日（或2日）內(nèi)的庫存出入明細(xì)，這樣方便核對。排除這些情況后則應(yīng)對這些負(fù)庫商品進(jìn)行抽盤，及時調(diào)整。
2、負(fù)庫銷售的成本處理：負(fù)庫銷售時必須要作暫估成本處理，這涉及到兩個因素，就是暫估成本的所屬供應(yīng)商和成本價，對于不同的核算方法可選擇不同的方式，對于平均類算法（日平均、移動平均），多使用當(dāng)前平均成本價，而對于批次核算法（先進(jìn)先出、后進(jìn)先出、精確批次）則多使用最新進(jìn)價或合同進(jìn)價作為預(yù)估成本價，供應(yīng)商帳號最好是設(shè)立專門的【系統(tǒng)負(fù)庫供應(yīng)商】帳號，這樣一來方便查詢，二來不會導(dǎo)致供應(yīng)商報表上出現(xiàn)出庫>進(jìn)貨的異常情況。在入庫的時候，如果發(fā)現(xiàn)有負(fù)庫存，應(yīng)作負(fù)庫成本沖減更正，就是將原來的負(fù)庫銷售成本更正成新的真正的入庫供應(yīng)商和成本價，當(dāng)然，方法是使用紅沖原業(yè)務(wù)，然后用新成本重新記錄銷售成本來實(shí)現(xiàn)的。（作者：心劍）
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本文來源： 如何處理負(fù)庫存
